குறிப்பாணை என்பது தூதாண்மை நடைமுறையில் நாடுகளுக்கிடையில் அல்லது தூதாண்மை பிரதிநிதிக் குழுக்களுக்கிடையில் பயன்படுத்தும் பத்திரமாகும். உண்மையில் ஒரு வகையான வாய் மொழி சுற்றறிக்கையின் அல்லது பேச்சுவார்த்தையின் பதிவு என்று இதைல் சொல்லலாம். குறிப்பிட்ட பிரச்சினையை சட்ட முறைப்படி விபரமாக எடுத்து கூறுவதாகும். மேலும் தெளிவாக கூறினால் பேச்சுவார்த்தையின் அம்சங்கள் விளக்கம், சொந்த கருத்தை வயியுறுத்துவது, மற்ற தரப்பின் கருத்தை நிராகரிப்பது என்பனவற்றைப் பதிவு செய்யும் ஆவணமாகும். பேச்சுவார்த்தை நடத்தும் போது பரஸ்பரம் உரையாடல் அம்சங்களை தெளிவுப்படுத்தும் வகையில் அந்த அம்சங்களை முன்கூட்டியே தயாரித்து பேச்சுவார்த்தைக்கு பின் எதிர்த் தரப்பிடம் ஒரு குறிப்பு ஆவணமாக ஒப்படைக்கலாம்.

குறிப்பாணை மூன்றவது தரப்பின் பெயரிலும் உருவாகலாம். தலைப்பு, கையொப்பமிட்டல் இலக்கம் ஆகியவை இடம் பெறத் தேவையில்லை. ஆனால் விநியோகிக்கும் தேதி, இடம், இருக்க வேண்டும். பணி ஆவணம் குறிப்பாணையில் சேர்க்கப்பட லாம்.